ELEMAR RIESGO, S.L.

La gestión de stocks o inventarios tiene como objetivo el control del flujo de productos, tanto en los almacenes de una empresa como en los puntos de venta. Su objetivo es buscar el equilibrio entre dos tendencias que parecen antagonistas: disponer de productos suficientes para dar respuesta a la demanda de los clientes y limitar los costes e incluso pérdidas que genera un exceso de producto.   Puntos clave de la gestión de stocks Esta búsqueda de equilibrio determina sus puntos clave: •    Control continuo de existencias: gracias a la tecnología se pueden conocer niveles de inventario en todos los puntos, desde establecimientos de venta hasta los almacenes, y con mantener un equilibrio entre oferta y demanda. •    Sistemas de reabastecimiento: planificar de forma eficiente la reposición de los inventarios para evitar tener productos de más, pero también roturas de stock. •    Rotación de los stocks: evaluar la frecuencia con la que los productos se venden y se reponen, buscando reducir cantidades y costes de almacenamiento. •    Clasificación y valoración de los stocks: control económico del valor de los productos almacenados. •    Control de los costes propios del almacenamiento: en instalaciones, personal, labores de almacenar o transporte y posible deterioro de los productos, con el objetivo de reducirlo al máximo. La gestión de stocks conlleva por todo ello diferentes acciones, que se ejecutan a veces a la vez y en otras de forma puntual y en diferentes momentos del proceso.    Evaluación del inventario Tener un inventario físico, incluso en tiempo real, es clave en la gestión de stocks y algo cada vez más sencillo gracias a las nuevas tecnologías. Se busca con ello conocer el estado y situación de todas las cantidades de producto de cara a identificar qué productos se tiene, su rotación y la posible existencia de productos obsoletos.   Clasificar los inventarios Es fundamental una clasificación, no solo por su tipología y características, sino atendiendo a dos puntos: valor y frecuencia de ventas. Se suelen valorar con el método ABC, en el que se diferencia:  •    Categoría A: Productos de alto valor con frecuencia alta de ventas. Supone menos del 20% de las ventas en unidades, pero en valor supera el 50% de las ventas, incluso acercándose al 75%. •    Categoría B: Su valor y frecuencia de ventas es parecida, 25%-30% de las ventas y 25%-30% de la frecuencia de ventas. •    Categoría C: Productos de gran volumen de ventas, incluso superior al 50% pero que los ingresos que genera son muy bajos, en torno al 5%-10% del total. Este sistema permite dar prioridad y mejor ubicación en los almacenes a aquellos productos o categorías con un mayor interés económico. No es el único método, cuando son productos muy estándar y no existe esta diferenciación en el valor y los volúmenes de ventas se puede optar por los siguientes: •    FIFO (Firs In First Out): en este sistema se prioriza dar salida a los primeros productos que han entrado. •    LIFO (Last In First Out):  lo primero que sale son los últimos productos almacenados. Suele utilizarse para alinear costes con ingresos si se han producido cambios e interesa o sacar el más barato al mercado o lo contrario. De forma complementaria se pueden crear indicadores como la tasa de rotación, el nivel de servicio al cliente y los costes de inventario por unidad de producto, que ayudan a tomar decisiones.   Establecer un nivel de stock adecuado Al definir la importancia económica de los productos y su velocidad de rotación podemos establecer niveles de stock mínimos y máximos por categorías según variables temporales, ya que el nivel de stock adecuado no tiene por qué ser igual en el tiempo, sino que está sujeto a cambios estacionales en el corto plazo y a previsiones de demanda en el medio plazo. A través de datos históricos y herramientas de análisis es posible predecir la demanda futura de productos, teniendo igualmente en cuenta variables endógenas de la empresa como lanzamientos de productos o campañas comerciales.  Con todo ello hay que planificar el reabastecimiento y ser lo más flexible y rápido para cubrir necesitades. Sistemas como el just in time, buscan que se tenga lo mínimo en el establecimiento, pero que se vaya reponiendo según se venda. Igualmente hay que tener en cuenta nuestros propios proveedores y buscar no solo que sean lo más confiables posibles, sino alternativas en caso de rotura de la cadena.    Sistema de gestión de inventarios Para conseguirlo, las mejoras tecnológicas nos permiten optimizar el control, especialmente en grandes empresas, pero también facilitándolo a las pequeñas con un software ERP.  Cuanto mayores sean las organizaciones y los flujos de mercancía, más importantes son el uso de herramientas que controlen los movimientos en tiempo real, con trazabilidades que gracias al desarrollo del Internet de las Cosas permite incluso localizar un determinado producto con independencias del lugar donde esté ubicado. Esto no quita la importancia de realizar auditorías periódicas que aseguren la exactitud de los registros de forma cíclica. Por ejemplo, se pueden establecer distintas fechas para un inventario general y otras, más regularmente, para inventarios parciales.    Optimizar el almacenamiento Es muy relevante en la gestión de stocks las labores de optimización del espacio de almacenaje, buscando facilitar el acceso para la entrada y salida de servicios como su gestión.  Por todo ello, una gestión de stocks efectiva es crucial no solo para la eficiencia operativa y el control de costes, también para la satisfacción del cliente, que cada vez demanda una mayor inmediatez. Todo ello implica un equilibrio entre tener suficientes productos para satisfacer la demanda y evitar un exceso de inventario que genere costes adicionales. Para conseguirlo es indispensable utilizar las herramientas y técnicas adecuadas, junto con un análisis y mejora continua.