MÁRQUEZ Y CÍA

Una factura muestra todos los aspectos clave de una transacción comercial: detalle del producto vendido o servicio prestado, datos del comprador y el vendedor, precios, impuestos derivados de la operación y, un punto vital, las condiciones de pago. Tanto por la forma en la que se realiza, como por el fin que tenga o la fase en la que se emita nos encontramos con una importante variedad de tipologías de facturas.    Factura ordinaria La factura ordinaria es el modelo más común en las transacciones comerciales. Este documento acredita la venta o prestación de servicios, y como tal debe contener toda la información necesaria para reconocer la transacción y originar el proceso de pago. Entre estos datos están: •    Información del vendedor y comprador, incluyendo dirección, razón social y NIF. •    Fecha de emisión y número de factura. Este último tiene que ser siempre consecutivo a la anterior que se haya realizado. •    Descripción de los productos o servicios que se han prestado. Generalmente se hace de la forma más precisa posible, con datos que los identifiquen como códigos o fechas de prestación del servicio. •    Cantidad y precio de cada producto o servicio. •    Impuestos aplicables, como el tipo correspondiente del IVA o, en el caso de servicios profesionales realizados por un autónomo, retención en el IRPF. •    Total a pagar. •    Condiciones de pago, medio de pago (efectivo, transferencia con identificación de cuenta, cheque…) y el vencimiento o plazo para abonar la factura. Es el tipo de factura más habitual y es fundamental para la contabilidad de las empresas y las distintas declaraciones de impuestos.   Factura simplificada El segundo tipo más común es la factura simplificada, lo que conocemos como ticket, que es utilizada generalmente en transacciones de menor cuantía. De hecho se permite en la liquidación de IVA en España para importes menores de 400 euros. Es un tipo de factura menos detallado que no requiere tantos datos como la factura ordinaria, aunque sí debe mostrar una información mínima: •    Identificación completa del emisor, con su razón social, NIF y dirección. •    Descripción de los bienes o servicios prestados. •    Importe total, en ocasiones viene desglosado el IVA y en ocasiones viene con la referencia IVA incluido. •    Fecha de emisión. •    Forma de pago. Las facturas simplificadas son las más comunes en el comercio minorista, como en supermercados y tiendas de conveniencia.   Factura rectificativa o nota de abono La factura rectificativa o nota de abono se emite para corregir una factura ordinaria previamente emitida. Como el sistema español obliga a emitir nueva factura y con la numeración posterior a la última, antes de emitir una factura nueva hay que realizar la nota de abono, con los importes en negativo, para así anular la anterior. Los errores más comunes que dan lugar a una factura rectificativa son:  •    Errores en la cantidad o precio. •    Descripción de productos o servicios incorrecta. •    Descuentos aplicados posteriormente. •    Devolución del producto. Este tipo de factura debe referirse claramente a la factura original que está corrigiendo, con lo cual además de poner de forma clara y evidente factura rectificativa o nota de abono, a continuación hay que referirse a que rectifica.   Factura proforma A diferencia de las anteriores, la factura proforma es un documento preliminar que se emite antes de cerrar una venta. No tiene valor ni fiscal ni contable, ya que su estructura se asemeja a la de un presupuesto y no acredita una transacción real, sino que sirve como una oferta comercial o confirmación de los términos de venta. Si suele ser muy detallada, como una factura normal, en detallar no solo los datos del vendedor, también los términos de venta en términos de precios, plazos de entrega o condiciones de pago. Por tanto hay diferencias muy importantes entre una factura ordinaria y una proforma: •    Objeto de la factura: la factura proforma es una oferta o presupuesto, mientras que la ordinaria acredita que la transacción comercial ya ha sido realizada. •    Obligación de pago: la factura proforma no genera una obligación de pago, la factura ordinaria sí, en los términos estipulados en el documento. •    Impuestos: La factura proforma no aplica impuestos. Generalmente aparece con términos como “más IVA” o “Impuestos no incluidos”.  •    Validez: La factura proforma no se registra en la contabilidad ni genera pagos de impuestos, mientras que la factura ordinaria sí.   Factura de exportación o importación Las facturas de exportación o importación son documentos que se utilizan en transacciones internacionales, conteniendo información adicional requerida para el comercio exterior, como códigos aduaneros, detalles del transporte, Incoterm utilizado y todos los términos de la transacción. Así entre la distinta información figura: •    Identificación del exportador e importador. •    Descripción detallada de los bienes, incluyendo el código arancelario. •    Valor total de la mercancía y divisa utilizada, imprescindible para las liquidaciones aduaneras. •    Condiciones de entrega, reflejadas en el Incoterm correspondiente. •    Datos del transporte,  •    Seguro.   Factura recapitulativa En muchas ocasiones, por motivos fiscales principalmente, es necesario convertir facturas simplificadas en facturas ordinarias. Para ello se realiza una factura recapitulativa, en la que se agrupan varias operaciones, siendo de gran utilidad no solo en términos fiscales, también contables. Con ello:  •    Se reducen el número de facturas.  •    Se establece de forma más clara los datos básicos de emisor, receptor e impuestos.  •    Facilita el control y seguimiento de operaciones, que aunque tengan poco importe, son frecuentes.   Factura electrónica Por último, una forma de presentar la factura, que no tipología distinta, es la factura electrónica. La factura electrónica no es solo un documento digitalizado, sino que conlleva todo un procedimiento distinto a la hora de emitir, mandar al proveedor, firmar digitalmente y hacer seguimiento de su contabilización o pago.  Las facturas electrónicas deben cumplir con los mismos requisitos legales que las facturas ordinarias en papel, por lo que esencialmente facilita la gestión y archivo de documentos, reduce costes y es más eficiente. En definitiva, más allá de la enorme variabilidad de tipos de facturas, tanto en su fin como en la forma de presentar la información, debemos entenderla como un documento central en todas las transacciones. Conocer y utilizar correctamente cada tipo de factura es crucial para la correcta gestión financiera, generar transacciones comerciales y financieras más eficientes y cumplir con las normativas vigentes.